Asana to świetny program do zarządzania zarówno zespołem, jak i własnymi zadania. W tym artykule dowiesz się, jak używać aplikacji, by twoja praca była skuteczna.

• Dlaczego Asana?
• Instrukcja obsługi programu Asana
• Gdy jesteś na telefonie – mobilna Asana
• Najważniejsze integracje
• Słabe strony Asany

SKORZYSTAJ Z DOFINANSOWANYCH SZKOLEŃ Z PROGRAMU ASANA i TRELLO – DLA FIRM

 

Jak powstała Asana?

Jakiś czas temu prof. Martin Viessman razem ze swoim synem zdali sobie sprawę z wagi inteligetnych urządzeń. Prowadząc firmę zajmującą się systemami grzewczo-chłodzącymi, chcieli w końcu udoskonalić różne poziomy współpracy – wprowadzić ją w tzw. erę efektywnej kooperacji. Aby zapewnić takie rozwiązanie, zatrudnili konsultanta, Alexandra Poellmanna, który miał zająć się stworzeniem przyszłego miejsca pracy. To miało pozwolić stuletniej firmie wejść w świat ultranowoczesnych, zaawansowanych urządzeń.

Ta cyfrowa transformacja – kładąca nacisk na zarządzanie pracą i zarządzanie projektami – przyczyniła się do powstania Asany.

Asana: 3 kluczowe elementy pracy

Istnieją trzy podstawowe elementy, które definiują wspomniane już zarządzanie pracą i zarządzanie projektami. Są to:

• Zadania
• Projekty
• Portfolio projektów

Platforma do zarządzania pracą ułatwia zespołom i firmom planowanie, organizowanie i wykonywanie pracy na podstawie tych trzech filarów. Asana – jako takie narzędzie – świetnie sprawdza się w tej roli. 

Dlaczego Asana?

Zanim zaczniesz wdrażać program do swojej firmy czy własnego systemu pracy, zadaj sobie pytanie: po co ci Asana i czego od niej oczekujesz? Pomyśl, gdzie leży Twój problem. Dopiero potem sprawdź, czy Asana daje ci to, czego potrzebujesz. Przypomnienia o mijających terminach – Asana ma tę funkcję. Podział na grupy projektowe – tę również. Dostęp do obszernych raportów – także. Jakich zatem funkcji Asany potrzebujesz? Czy przydatne będą raczej wszystkie, czy tylko niektóre? Na czym zależy ci najbardziej? Z jakich aplikacji korzystała już twoja firma – a może to pierwsze takie narzędzie? Co więcej, jaki będzie twój podział pracy? Zadaniowy czy osobowy, a może czasowy? Asana daje ci duże pole do manewru i pozwala na wdrożenie tych funkcji, które są odpowiednie dla twojego biznesu i istotne z jego punktu widzenia.

Podstawowe zasady działania – Asana

Asana opiera się na kilku filarach-funkcjach:

• Dla swoich potrzeb możesz tworzyć projekty, te zaś – podzielić na zdania.
• Każdemu zadaniu możesz przypisać osoby wykonujące – przy czym Asana pozwala ci założyć, że ktoś nimi kieruje (tj. możesz wyznaczyć osobę nadzorującą).
• W ramach konkretnego zadania możesz ustalić podzadania, dla których (tak samo jak dla zadań) możesz wyznaczać terminy realizacji.
• W obrębie danego zadania możesz tworzyć i prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane.
• Możliwe jest również zostawianie załączników, dodawanie tagów czy oznaczanie całych zadań kolorami.
• Przy konkretnych zadaniach osoby przypisane mogą oznaczać je symbolami serduszek, co świetnie sprawdzi się w komunikacji międzyzespołowej.
• Otrzymujesz komunikaty mailowe w przypadku, gdy dodane zadanie lub komentarz dotyczą Ciebie.

Dzięki tym intuicyjnym funkcjom Asana nie nakazuje ci tworzyć systemu pracy według pewnego założenia, ale idealnie dopasowuje się do twoich standardów i preferencji. To ty decydujesz, jak ma wyglądać praca twojego zespołu w tej aplikacji. Lubisz używać kolorów? Nic nie stoi na przeszkodzie – sama tablica zadaniowa będzie dla ciebie czytelniejsza. Nie lubisz dzielić zadania na podzadania? Nie musisz, jeśli uznajesz to za stratę czasu. W zamian możesz na przykład oznaczać tagami zadania, by usprawnić podział zadań na obszary działań. Asana to narzędzie, które w pełni dopasowuje się do twoich potrzeb.

Instrukcja obsługi programu Asana

Tak naprawdę ten rozdział mógłby zostać całkowicie pominięty, jako że obsługa Asany jest bardzo intuicyjna i – to nie jest hiperbola – należy do najłatwiejszych zadań na świecie. Jednak – by wskazać pewne ogólne zasady – poznaj kilka przydatnych informacji, które sprawią, że praca z Asaną będzie po prostu przyjemnością.

Po zalogowaniu się do Asany podstawowym widokiem jest widok zadań według czasu ich realizacji (tj. deadline’u). Co ciekawe (potwierdzają się tu moje słowa o uniwersalności Asany), sam nie stosuję tego rozwiązania. Mam dość sporo wspomagających mnie kalendarzy, dzięki którym znam swoje terminy. Niemniej jednak polecam samą funkcję mniej zorganizowanym lub chcącym ograniczyć liczbę używanych aplikacji. Wszystko tak naprawdę zależy od twoich potrzeb – Asana się im podporządkuje.

Moje potrzeby, jeśli chodzi o Asanę, są raczej zadaniowe, i właśnie to cenię sobie w aplikacji. Bardzo podoba mi się funkcja tworzenia kategorii w ramach konkretnych zadań. Sam widok zadania jest dość intuicyjny. Dodatkowo, w razie odmiennych preferencji estetycznych, zawsze można zmienić jego wygląd.

Tutaj możesz zobaczyć szczegółówo prawy panel boczny – czyli widoku pojedynczego zadania.

Gdy jesteś na telefonie – mobilna Asana

To co cenię sobie najbardziej w dzisiejszych softach to możliwość pracy na urządzeniach mobilnych. Nie chciałbym żeby zadania nie były realizowane, tylko dlatego że brakuje decyzji osób nadzorujących czy odpowiedzi na niektóre pytania, tylko dlatego że nie ma mnie w tej chwili przy komputerze czy laptopie. Asana posiada własną aplikację mobilną, która całkiem fajnie sprawdza się w pracy i intuicyjnie przypomina wersję desktopową.

Najważniejsze integracje – Asana

Asana, jako międzynarodowe narzędzie, które działa na rynku już od wielu lat, daje dostęp do wielu integracji. Ich duża liczba w połączeniu z łatwością uruchomienia są niewątpliwie na twoją korzyść. Jeśli chodzi o mnie, do najbardziej przydatnych integracji Asany mogę zaliczyć:

• TimeCamp – program, który pozwala mierzyć czas spędzony nad poszczególnymi projektami. Dzięki automatycznej synchronizacji możesz zaimportować wszystkie swoje projekty z Asany do TimeCampa. Masz możliwość mierzenia czasu nad spędzonymi projektami zarówno w TimeCampie, jak i z poziomu samej Asana. Instrukcje implementacji możesz znaleźć w tym filmie: Asana & Timecamp.

• Google Calendar – choć Asana ma własny wbudowany kalendarz (notabene nawet całkiem przypominający Google Calendar), to narzędzie daje również możliwość synchronizacji własnych projektów z Google Calendar, który – nie ma co ukrywać – jest jednym z najlepszych kalendarzy elektronicznych obecnych na rynku. Jeśli chciałbyś dowiedzieć się, w jaki sposób zsynchronizować obie aplikacje, możesz obejrzeć to na tym filmie: Asana & Google Calendar.
• Plugin Chrome – znacznie ułatwia dodawanie zadań, które możesz tworzyć z poziomu przeglądarki. Daje to wiele usprawniających pracę możliwości, które możesz wdrożyć np. do zarządzania wiedzą w swojej organizacji. Oznacza to możliwość zapisywania wszystkich odnalezionych linków do blogów czy całych e-booków Rozszerzenie może pobrać tutaj: Plugin Asana, a film, jak działa cała synchronizacja, odnajdziesz w tym miejscu: Plugin Asana Video.

Słabe strony Asany

Według mnie strona raportująca całość działań jest zbyt ogólna. Mamydo wyboru poruszanie się pomiędzy kalendarzem, mailem i raczej niewiele mówiącym wykresem zrealizowanych tasków. Jest to mało efektywny sposób oceny realizacji zadań w samym programie. Dlatego szczególnie polecam integracje z innymi softami, wcześniej wymienionymi: TimeCamp – do oceny kosztów projektów – i Google Calendar – do sprawniejszej obsługi zadaniowej uwzględniającej choćby spotkania.

Asana – podsumowanie

Asana to narzędzie dostępne zarówno przez stronę internetową, jak i przez aplikację. Pomaga zespołom i firmom w wielu zadaniach dotyczących zarządzania pracą. Wynaleziona w 2008 roku przez jednego z co-founderów Facebooka, cieszy się ogromną popularnością. Używa jej ponad 100 tys. płatnych subkrybentów, a wśród tych klientów są takie korporacje jak Amazon czy Japan Airlines.

Asana świetnie sprawdza się również jako wspracie dla działu sprzedaży i marketingu. Korzysta z niej wiele takich firm, a wśród nich – Sellizer. Sellizer to kompleksowe narzędzie do sprzedaży, które powiadamia użytkownika, gdy klient otworzy jego ofertę. Jak przekonują pracownicy tego start-upu, Asana nieraz uratowała im życia.

Przydatne linki:

Przewodnik po Asanie

Support programu Asana