Aplikacja na Androida, które musisz mieć, gdy chcesz podróżować i pracować

Podczas podróży, wielokrotnie nie możesz otworzyć laptopa, by móc komunikować się ze swoim zespołem. Irytującym bywa fakt, gdzie chcesz odpisać na maila i dodać załącznik – który akurat masz na laptopie. Irytującym, ponieważ musisz wtedy odpalić laptopa dla jednego maila, a właśnie jesteś w autokarze i musisz sięgać po swój bagaż, a miejsca nie masz zbyt wiele lub jedziesz metrem w środku miasta i zaraz masz przesiadkę.

Czasem wystarczy jedno słowo, jedno krótkie zdanie, które zamienisz z zespołem, by pchnąć pracę nad projektem do przodu. Niekiedy jednak zdarza się, gdy jesteś na przykład na głośnym lotnisku, gdy nie jest dla Ciebie zbyt wygodna rozmowa przez telefon – nie mówiąc o tym, że możesz być np. 3000 km od firmy, gdzie rozmowy telefoniczne są po prostu drogie lub ze względu na inną strefę czasową – nie masz pewności, że Twój zespół akurat jest przy komputerze.

Urządzenia mobilne poprawiają wygodę pracy

Choć nie wszyscy wyobrażają sobie wygodną pracę na komórkach czy tabletach, tak jest że coraz więcej osób korzysta z nich dla swojej wygody nawet w zarządzaniu w pracy.

Kilka ciekawych statystyk, dotyczących produktywności pracowników:

• Amerykanie 78% czasu spędzają w 8 godzinnej pracy sprawdzając emaile (Reuters via AirWatch Blog)
• w 2015 r. 68% maili było otworzone na urządzeniach mobilnych (Reuters via AirWatch Blog)
• 82% pracowników preferuje otrzymywanie wiadomości sms jako wiadomości głosowych (RingCentral)

Jak widać tendencja pracy na komórkach jest dość duża, a jak pokazują statystyki, szczególnie w zakresie komunikacji. Czas staje się zasobem, który jest istotnym elementem zarządzania. Dzięki komórkom, nie tracimy czasu na wyciąganie i odpalanie laptopa, spędzanie czasu na spotkaniach, konieczność przebywania w biurze przez 8 godzin… Oczywiście, jest wielu zwolenników teorii obecności osobistej w firmie,ale do rzeczy.

Poniżej prezentuję aplikacje, które pomogą Ci w zarządzaniu swoją lub czyjąś pracą z poziomu urządzeń mobilnych.

Dropbox

Jedna z kilu chmur służących do przechowywania plików. Warto utworzyć sobie wirtualny folder na swoich wszystkich urządzeniach (tj. komórka, tablet, laptop, komputer stacjonarny), dzięki czemu unikamy problemu z brakiem szybkiego dostępu do pliku. Wiadomym jest, że lepiej robić zdjęcia komórką, ale pokazywać je komuś już wygodniej na tablecie. Synchronizacja plików zatem pozwala w szybki sposób wykorzystać możliwości danego urządzenia. A teraz krótka instrukcja:

Aby synchronizować pliki między swoimi urządzeniami, zainstaluj aplikację komputerową Dropbox na komputerze oraz aplikację mobilną Dropbox na smartfonie lub tablecie. Następnie zaloguj się w każdej aplikacji przy użyciu tego samego adresu e-mail i hasła.

Jeśli masz już zainstalowaną aplikację Dropbox, zwykłe dodawanie plików do folderu Dropbox automatycznie zsynchronizuje plik z Twoim kontem Dropbox, co oznacza, że będzie ​​można go otworzyć z dowolnego komputera, smartfona lub tabletu, na których jest również zainstalowana aplikacja Dropbox.

Jeśli chcesz udostępnić pliki innym, również jest to łatwe – wystarczy utworzyć folder udostępniony lub łącze udostępnione.

 

Acrobat Reader

Acrobat Reader trzeba mieć, ze względu na sporą popularność tego programu wśród ogółu użytkowników. W wersji darmowej możesz szybko otwierać dokumenty PDF, komentować i podpisywać. Acrobat Reader jest świetnie zintegrowany z Dropboksem, ale posiada własną usługi w chmurze.  Pliki PDF są bardzo rozpowszechnione i istnieje wiele narzędzi, które potrafią zapisywać ten format. Przesyłanie dokumentów między urządzeniami mogłoby powodować problemy z ich odczytaniem, gdy jedno z urządzeń korzysta z edytora MS Word, a drugie z niekompatybilnego oprogramowania. Dzięki formatowi PDF unika się tego problemu. Możesz go pobrać:

• Aplikacje na komputer: odwiedź stronę pobierania Acrobat Reader, aby pobrać aplikację na komputer. Po przejściu na stronę pobierania wybierz język, system operacyjny i prędkość połączenia.

• Aplikacje mobilne: aby pobrać tę aplikację, odwiedź stronę Google Play lub iTunes App Store. Można również pobrać najnowszą wersję aplikacji mobilnej dla urządzeń Windows Phone.

Jedną w wielu ciekawych funkcji Adobe jest czytanie na głos zawartości dokumentu – przydatne w dokumentach pisanych językiem angielskim.

Word

Microsoft udostępnia w sklepie Play bezpłatną mobilną wersję aplikacji Word i chociaż istnieje mnóstwo alternatyw pozwalających na pracę z tekstem to jednak Word zawsze pozostanie tym pierwotnym i „najpełniejszym” w mojej ocenie. Edycja Worda z dostępem do sieci daje bardzo dużo możliwości, poprawiających estetykę i przyspieszających samą pracę.

Aby tworzyć lub edytować dokumenty, zaloguj się za pomocą bezpłatnego konta Microsoft. Do odblokowania wszystkich funkcji pakietu Office jest wymagana uprawniająca subskrypcja usługi Office 365. Usługa Office 365 jest także wymagana do tworzenia lub edytowania na tabletach o rozmiarze ekranu przekraczającym 10,1 cala. Lista uprawniających planów znajduje się na stronie office.com/information.

 

Excel

Excel to jedna z wielu aplikacji w pakiecie Office, ale moim zdaniem, górująca nad resztą i jedna z najlepszych na świecie, jeśli nie najlepsza. Excel w wersji mobilnej zachował wiele funkcji ze swej wersji komputerowej, ale jednocześnie ma znacznie uproszczony interfejs, dzięki czemu może tworzyć nawet zaawansowane arkusze. Do tego zaawansowani użytkownicy mogą w nim liczyć cuda. Choć Excel łatwiej obsługiwać na desktopie, to posiadając Excel w komórce możesz łatwo odczytywać pliki i podejmować szybkie decyzje na podstawie danych liczbowych.

Aplikacja Excel umożliwia uzyskiwanie szczegółowych informacji w podróży. Za pomocą palców możesz dodawać formuły oraz zmieniać kolejność kolumn i rozmiar tabel w programie Excel.  

Excel na komórkach w praktyce, źródło: https://support.office.com

 

TimeCamp

TimeCamp to jedno z kilku narzędzi to monitorowania swojego czasu spędzonego przy komputerze. Tym samym dzięki zaawansowanej funkcji raportującej oraz możliwości tworzenia projektów, możemy określić ile dokładnie czasu spędzamy nad poszczególnymi zadaniami, czy też czasu spędzonego na obsłudze aplikacji. Produktywność czasu spędzonego w komórce również jest ważna, tym bardziej, że jest to również czas pracy. Niedawno pojawiła się nowa wersja aplikacji, która może przydać się, każdemu, kto chce zanotować swój czas pracy będąc po za biurem, a nawet przypisać go do poszczególnych projektów. Aplikacje TimeCamp można pobrać tutaj: Time Tracking App.

Nieważne jak dużym zespołem zarządzasz i nad iloma projektami pracujesz. TimeCamp to dostęp do wszystkich danych dotyczących czasu pracy Twojego zespołu w jednym miejscu. W prosty sposób ewidencjonuje czas spędzony na zadaniach, a także umożliwia prawidłowe fakturowanie Twoich klientów.

 

 

 

Źródła:

Magazyn „Android. Triki | Haki | Aplikacje” BIZBI MEDIA S.A. nr 1/2016
http://blogs.air-watch.com/2016/07/slideshare-12-quick-stats-mobile-work-productivity-2/
http://blogs.air-watch.com/2016/03/7-productivity-tips-using-apple-watch-work/
http://www.cmswire.com/cms/social-business/4-trends-in-workplace-communication-infographic-027762.php
https://helpx.adobe.com/pl/reader/faq.html
https://products.office.com/en-us/mobile/office-mobile-apps-for-windows
https://www.timecamp.pl