Asana – program do zarządzania zadaniami

Asana

Asana

Asana to świetny program do zarządzania zarówno zespołem, jak i własnymi zadania. W tym artykule dowiesz się, jak używać aplikacji, by praca na nim była skuteczna.

  • dlaczego Asana?
  • instrukcja obsługi
  • gdy jesteś na komórce
  • najważniejsze integracje

Dlaczego Asana ?

Zanim zaczniesz wdrażać program do swojej firmy czy własnego systemu pracy – zadaj sobie pytanie – po co Ci asana i co od niej oczekujesz. Gdzie leży Twój problem. Dopiero potem sprawdź, czy asana daje Ci to, czego oczekujesz. Przypomnienia o mijających terminach – asana to ma. Podział na grupy projektowe – asana to ma. Czy jednak potrzebujesz wszystkich funkcji ? Jak stworzysz sobie podział pracy ? Zadaniowo czy osobowo, a może czasowo ? Asana zachowuje przy tym swoją uniwersalność.

Podstawowe zasady działania Asana

Asana opiera się na prostych funkcjach:

  • dla swoich potrzeb możesz tworzyć projekty, te zaś podzielić na zdania
  • każdemu zadaniu możesz przypisać osoby wykonujące – przy czym Asana pozwala Ci założyć, że ktoś przewodzi projektowi
  • w ramach jednego zadania możesz ustalić podzadania, dla których (jak i dla zadań) możesz wyznaczać terminy realizacji
  • przy danym zadaniu można prowadzić konwersacje z osobami, które są do niego przypisane. Można zostawiać załączniki, dodawać tagi czy oznaczać całe zadania kolorami
  • przy konkretnych zadaniach osoby w nim zaangażowane mogą oznaczać je symbolami „serduszek” co zapewne też można wykorzystać w komunikacji międzyzespołowej
  • otrzymujesz komunikaty mailowe w przypadku, gdy dodane zadanie lub komentarz dotyczą Ciebie

Dzięki temu, Asana nie nakazuje Ci tworzyć systemu pracy według założenia, ale właśnie dopasowuje się do Twoich założeń. Lubisz używać kolorów ? Stosuj je, sama tablica zadaniowa będzie dla Ciebie czytelniejsza. Nie lubisz dzielić zadania na podzadania – nie musisz, jeśli to dla Ciebie strata czasu. Możesz oznaczać tagami zadania, by usprawnić podział zadań na obszary działań.

Instrukcja obsługi programu Asana

Podstawowym widokiem jest widok zadań według czasu ich realizacji. Co najlepsze, sam tego nie stosuje. Mam dość sporo wspomagających mnie kalendarzy, gdzie znam swoje terminy. Nie mniej jednak polecam samą funkcję dla mniej zorganizowanych lub ceniących sobie ograniczenie ilości stosowanych aplikacji.

asana - kalendarz zadaniowy

asana – kalendarz zadaniowy

Moje podejście do użycia aplikacji jest bardziej zadaniowe, i właśnie to sobie cenię w aplikacji. Bardzo podoba mi się funkcja tworzenia kategorii przy konkretnych zadaniach.

 

asana - podejście zadaniowe

asana – podejście zadaniowe

Sam widok zadania jest dość intuicyjny, może nie najładniejszy, ale tło zawsze można zmienić czy przeedytować wygląd.  Poniżej zamieszczam screen lewego panelu bocznego – czyli widoku pojedynczego zadania.

 

asana - widok zadania

asana – widok zadania

Gdy jesteś na komórce

To co cenię sobie najbardziej w dzisiejszych softach to możliwość pracy na urządzeniach mobilnych. Nie chciałbym żeby zadania nie były realizowane, tylko dlatego że brakuje decyzji osób nadzorujących czy odpowiedzi na niektóre pytania, tylko dlatego że nie ma mnie w tej chwili przy komputerze czy laptopie. Asana posiada własną aplikację mobilną, która całkiem fajnie sprawdza się w pracy i intuicyjnie przypomina wersję desktopową.

asana mobile screen

asana mobile screen

Najważniejsze integracje

Do najbardziej przydatnych integracji mogę zaliczyć:

  • TimeCamp – program, który pozwala mierzyć czas spędzony nad poszczególnymi projektami. Dzięki automatycznej synchronizacji możesz zaimportować wszystkie swoje projekty z asany do TimeCamp. Masz możliwość mierzenia czasu nad spędzonymi projektami zarówno w TimeCampie, jak i z poziomu samej Asana. Instrukcje implementacji możecie znaleźć w tym filmie Asana & Timecamp
Plugin TimeCamp w Asana

Plugin TimeCamp w Asana

  • Google Calendar – choć Asana posiada własny wbudowany kalendarz, nawet całkiem przypominający Google Calendar, to Asana daje możliwość synchronizacji własnych projektów z Kalendarzem Google, który nie ma co ukrywać, jest jednym z najlepszych kalendarzy elektronicznych obecnych na rynku. Jeśli chciałbyś dowiedzieć się, w jaki sposób zsynchronizować obie aplikacje – możesz obejrzeć to na tym filmie Asana & Google Calendar.
  • Plugin Chrome – znacznie ułatwia dodawanie zadań, które możesz tworzyć z poziomu przeglądarki. Daje to wiele ułatwiających pracę możliwości, które możesz wdrożyć np. do zarządzania wiedzą w swojej organizacji. Możesz na przykład zapisywać wszystkie odnalezione linki do blogów czy całych ebooków do przeczytania na później, wszystkie odnalezione ebooki. Rozszerzenie może pobrać tutaj Plugin Asana, a film jak działa cała synchronizacja odnajdziesz tutaj – Plugin Asana Video

Słabe strony Asana

Według mnie, strona raportująca całość działań jest zbyt ogólna. Mamy praktycznie do wyboru poruszanie się pomiędzy kalendarzem, mailem i raczej mało mówiącym wykresem zrealizowanych tasków jest mało efektywnym sposobem oceny realizacji zadań w samym programie. Dlatego szczególnie polecam integracje z innymi softami, wcześniej wymienionymi: TimeCamp – do oceny kosztów projektów i Google Calendar do sprawniejszej obsługi zadaniowej uwzględniającej choćby spotkania, gdzie funkcjonalność w tym zakresie w Google Calendar jest naprawdę duża.

Asana - raportowanie

Asana – raportowanie

Przydatne linki:

Przewodnik po Asanie

Support programu Asana