Jak zarządzać projektami i własną pracą

Na pewnym etapie własnej pracy, niezależnie czy jesteś hydraulikiem, lekarzem, prawnikiem czy programistą … potrzebujesz wprowadzenia własnych zasad pracy, czyli reguł, które teoretycznie mają pomóc Ci zarządzać własnymi zadaniami, dokumentacją, zespołowymi projektami, wiedzą…

Sam osobiście szukałem swojej metody latami. Zasady pracy, które stosowałem w odniesieniu do siebie, czy zespołów z którymi pracowałem ewoluowały, a wraz z nimi narzędzia, które obsługiwałem.

Zarządzanie planem spotkań 

Zdecydowanie polecam Google Calendar. W tym narzędziu rekomenduje używania multi-kalendarza – czyli tworzenia różnych kalendarzy dla różnych obszarów Twojej aktywności. Kalendarze możesz oznaczyć różnymi kolorami, dzięki czemu jedno spojrzenie na harmonogram, pozwala Ci odczytać charakter Twoich spotkań.

Jeden z kalendarzy może na przykład oznaczać spotkania wewnątrz firmowe. Inny – spotkania zewnętrzne. Alternatywny podział to spotkania na Skypie czy Hangoutsie – a spotkania fizyczne w umówionych lokalizacjach. Tutaj muszę od razu wspomnieć o ciekawej funkcji zapraszania na maila uczestników spotkania, którzy będą, odpowiednio wcześniej dostawać przypomnienia o zbliżającym się spotkaniu. Super funkcja.

Możesz np. we własnym zespole zarządzać spotkaniami w sali konferencyjnej – tworząc swoisty system rezerwacji sali – przydatne, gdy w Twoim biurze pojawia się problem dostępności sali.

Możliwości tkwi wiele w tym prostym notabene narzędziu.

Zarządzania zadaniami

W tym przypadku używam trzech narzędzi. Najcześciej pomaga mi Asana, która znakomicie sprawdza się w zadaniach zespołowych. Możesz tworzyć grupy projektowe, określać osoby do nich przydzielone, wytyczać zadania, terminy, a nawet etapy prac poprzez tworzenie podzadań. Więcej pisałem o tym na swoim blogu we wpisie asana zarządza projektami, ale to nie wszystko … . Mam jednak problem, z ustalaniem w asanie własnych zadań, i choć taki tryb istnieje – wolę używać jednak znacznie sympatyczniejszego to tego celu Todoist. Myślę, że to interfejs bardziej do mnie przemówił, Todoist sprawia wrażenie czytelniejszego.

Kolejnym narzędziem, które używam w pracy jest Trello. Dzieje się tak, ponieważ nie chcę używać jednego softu do wielu firm ze względu na : po pierwsze – możliwość pomyłki firmy z którą pracuję (a często mówimy tu o poufnych danych), po drugie – przełączanie się pomiędzy firmami w jednym narzędziu jest dość kłopotliwe i zwiększa ilość niepotrzebnych kliknięć, wydłużając czas ładowania samych aplikacji.

Zarządzanie czasem pracy

Tutaj wybór jest jeden. TimeCamp – zdecydowanie najlepsze narzędzie na rynku do mierzenia czasu pracy – zarówno
projektów realizowanych w zespole, jak i swojej własnej pracy. Aplikacja desktopowa czy mobilna pozwala zsychronizować swoją pracę na różnych urządzeniach oraz dość szczegółowo opisać –  czas pracy nad poszczególnymi zadaniami, czy czas pracy spędzony na komunikacji z zespołem, czy nawet czas przesiadywania na stronach konkretnych stronach internetowych – a często mówimy o narzędziach SaaSowych – czyli narzędziach codziennej pracy. Możemy zatem zrozumieć – czy dobrze wydatkujemy swój czas, czy zespół terminowo realizuje powierzone zadania, ile tak naprawdę kosztuje nasza praca czy praca całego zespołu.

Komunikacja w grupach projektowych

Tutaj mamy do wyboru dwa główne narzędzia. Lepszy – start-up rozwijający się z ogromną prędkością Slack – pozwalający na sprawną konwersację w grupach projektowych, grupach tematycznych czy po prostu w parach. Niezawodność, szybkość działania, prostota – narzędzie praktyczne, odciążające nasze skrzynki mailowe, które powinny służyć przede wszystkim wymianie maili z zewnątrz – a nie komunikacji wewnątrz-firmowej. Brawo Slack.

Drugie narzędzie – być może mniej estetyczne, ale niewiele odbiegające od poprzedniego to HipChat. Powód używania tych dwóch jest podobny do wcześniej wymienionych powodów używania Asana versus Trello. Czasem lepiej komunikować się na dwóch platformach, gdy Twoja komunikacja odbywa się pomiędzy różnymi firmami. Tak jest wygodniej.

Praca na różnych urządzeniach

Myślę, że mogę powiedzieć, że więcej czasu spędzam w Social Media, korzystając z urządzeń mobilnych. W tym czasie ważnym elementem pracy jest nie tylko przeglądanie mediów społecznościowych, ale również i zarządzanie pocztą. Każda z powyższych aplikacji ma swoją wersję mobilną, a jeśli by nie miała to z pewnością bym z niej nie korzystał. Trzeba jednak przyznać, że w przypadku pracy na komórkach – idealnym klientem poczty jest Gmail, a z chmur do gustu przypadł mi szczególnie Google Drive. Dlatego też konto Google i pełen pakiet aplikacji w nich dostępnych uważam za zwycięzce wszystkich przeglądów aplikacji, zestawów i integracji softów. Pełne wykorzystanie zsynchronizowanych danych na koncie daje ogromne możliwości zarządzania własną pracą, komunikacją, zadaniami.